Dalam melakukan pekerjaan kita sehari-hari di kantor, kita dihadapkan oleh berbagai kendala situasi yang memungkinkan produktifitas kerja kita terganggu. Sebenarnya jika pekerjaan rutin kita yang sesuai job description mempunyai beban kerja yang sama setiap harinya dengan rekan kerja yang lain, akan tetapi gangguan situasional merupakan kendala terbesar yang membuat kita bisa lebih lambat dalam menyelesaikan pekerjaan kita.
Memang betul kerumitan tugas yang diberikan perusahaan kepada masing-masing karyawan sangat mempengaruhi seberapa cepat setiap karyawan dapat menyelesaikan tugas. Bisa jadi karyawan yang mempunyai kerumitan tugas yang lebih tinggi akan lebih lambat dalam menyelesaikan pekerjaannya. Namun tidak menutup kemungkinan karyawan yang tugasnya lebih rumit bisa menyelesaikan pekerjaannya dengan lebih cepat karena mereka mempunyai konsentrasi yang tinggi. Mengapa bisa terjadi demikian? Karena karyawan yang melakukan cara kerja yang kurang efisien sudah pasti akan lebih lambat dalam menyelesaikan pekerjaannya tanpa dipengaruhi oleh faktor kerumitan pekerjaan.
Penyebab dari kurang efisiennya cara melakukan pekerjaan sangat beragam. Diantaranya distraksi atau gangguan telepon dari klien, obrolan atau candaan rekan kerja yang lain yang berkelanjutan, godaan memainkan gadget, media sosial dan gangguan lainnya yang bisa mengganggu konsentrasi kerja. Penyebab lainnya adalah kebiasaan yang buruk seperti menunda pekerjaan, bekerja setengah hati, dan multitasking. Hal ini bisa membuat lama dalam mengerjakan tugas.
Berikut ini adalah sejumlah kiat atau cara agar dalam melakukan pekerjaan di kantor lebih efisien.
Pertama,
Menyusun daftar pekerjaan rutin yang akan dilakukan dalam satu hari. Tempatkan jenis tugas yang menjadi prioritas pada posisi yang paling paling atas. Berikan durasi pengerjaan di setiap pekerjaan. Contohnya adalah membuat laporan bulanan dilakukan dalam 3 jam, menyusun presentasi 1 jam, dan membuat surat kerja sama 20 menit. Usahakan menepati alokasi waktu yang telah disusun. Jangan lupa sediakan waktu cadangan bila tiba-tiba terdapat tugas dadakan yang harus dikerjakan lebih dulu.
Kedua,
Jauhkan sumber utama pengganggu konsentrasi. Jika gadget seperti ponsel hanya difungsikan untuk memeriksa pesan pribadi, sebaiknya jauhkan dari jangkauan. Namun bila pesan dalam ponsel terkait dengan pekerjaan, anda bisa mendekatkan ponsel agar lebih mudah diakses. Hindari keinginan untuk membuka media sosial ditengah-tengah pekerjaan atau situs web lain yang tidak terkait dengan pekerjaan. Banyak orang hanya bermaksud mengintip media sosial sejenak, akan tetapi fokus perhatian bisa tersita hingga berlanjut dari beberapa menit dan mencapai 1 jam.
Ketiga,
Hindari kebiasaan menunda pekerjaan. Hal ini sering dilakukan oleh banyak orang. Banyak orang berpikir karena masih jauh dari batas waktu penyelesaian pekerjaan, maka pekerjaan bisa dilakukan lebih santai. Namun seringkali tanpa diduga, mendadak muncul tugas-tugas lainnya dari kantor yang harus segera diselesaikan sehingga pekerjaan utama bisa mundur penyelesaiannya dari batas waktu yang ditetapkan. Sudah pasti situasi seperti ini akan membuat kita berada dibawah tekanan hanya karena menunda pekerjaan rutin atau utama. Jika pengerjaan tugas lebih cepat dan tanpa menunda pekerjaan, maka anda pun dapat pulang tepat waktu dan tidak perlu lembur sehingga waktu untuk diri sendiri dan keluarga menjadi lebih banyak dan yang pasti terhindar dari stress.
Keempat,
Memusatkan pikiran atau konsentrasi pad pekerjaan yang sedang dikerjakan. Meskipun terdengar suara berisik atau banyak rekan kerja ngobrol disekitar anda, usahakan tidak menanggapi atau kalaupun harus menanggapi seperlunya saja. Fokuslah pada pekerjaan yang sedang dikerjakan. Meskipun sedang bekerja dengan fokus yang tinggi, usahakan anda merasa nyaman dan senang dalam bekerja. Sebaiknya kerjakan tugas sampai selesai, barulah setelah itu anda bisa beristirahat dan bersantai sejenak dengan menikmati bersama rekan-rekan kerja anda sehingga tetap terjalin hubungan yang harmonis dalam pekerjaan dan akan tercipta suasana team work yang baik.
EmoticonEmoticon